│いい転職ロード（@komigi24)
いざ退職や異動が決まったら、自分の業務を後任に引き継ぐ必要があります。
この引継ぎを行わないと、後任が業務をできなかったり、会社に迷惑をかけることになります。
しかし、初めて引継ぎを行う人もいると思います。
「引継ぎとは？引継ぎは何をしたらいいの？」
「引継ぎには何が必要なの？」
「引継ぎはいつまでに終わらせたらいいの？」
このような疑問が出てくると思います。私が行った引継ぎを皆さんにお伝えしたいと思います。
完璧に引継ぎを行う時間があれば良いでしょうが、そうとは限りませんのでご自身の状況に合わせて引継ぎを行いましょう。
引継ぎとは？引継ぎの内容まとめました。
引継ぎとは・・・
自分が行ってきた業務を後任者が引き継ぐことですね！
後任者が困らないよう、しっかりと引継ぎを行いましょう。
引継ぎの内容
すべての業務において関係しますので、自分の業務を振り返りましょう。
- 業務の目的
- 作業の手順
- ゴール
基本この３つを引き継がないと後任者が実際業務を行う時に困ることになります。
業務の目的については、自分がやってきた仕事を初めてすることが考えられますので、目的をきちんと伝えないと作業手順も頭に入ってこないと思います。
私は業務量が多かったためか、１ヶ月半ほど引継ぎを行いました。そして退職に伴う引継ぎでしたのですべてを引き継ぐ必要がありましたので、後任者も大変だったと思います。
引継ぎに必要な３つのこと
①引継ぎ書や業務手順書を作成する
引継ぎまでに時間があるようでしたら、全業務の引継ぎ書を作成すると良いでしょう。
急な異動等の場合はすべての業務引継ぎ書を作成できないと思いますので、優先順位をつけて作成することをおススメします。
また、私がつくづく実感したことは、いつ何が起きても良いように日ごろから自分の業務をマニュアル化しておくとよかったなと感じました。これは今後に生かしていきたいと思っています。
では、次は引継ぎ書の内容です。
まずは・・・
・日次業務
・月次業務
・年次業務
この３つに業務を振り分けましょう。月次・年次業務については、全体がわかりやすい一覧表を作成すると良いでしょう。振り分けた後にひとつひとつの業務の作業手順を作成していく。
作業手順の中には、関係する部署や担当者、取引先名など必要な情報を盛り込んで作成しておくと更に良いと思います。
②口頭による業務の説明を実施する
実際に作成する資料や資料を保管している場所、システムの使い方などを実践で教える時に、口頭でも業務の説明を行いました。
口頭だけで後任者の頭にすべてが入れば良いでしょうが、それは難しいです。
引継ぎ書を見ながら、パソコンを見ながら、保管している書類を見ながら引継ぎを行う方が良いでしょう。
③実際に後任者に業務をしてもい、状況を確認する
引継ぎ中に実際に業務が発生した場合は、実際に後任者に業務をしてもらいました。引継ぎ書を見ながら口頭でも説明をしながら作業してもらいました。実際作業すると業務内容をつかみやすいでしょうからおススメします。
引継ぎは必ずスケジュールを設定しましょう
スケジュールを設定することがなぜ大事かというと、自分の退職日や異動日までにもし終わらなかった場合その後どうなるか皆さんお分かりだと思いますので、スケジュールを設定することが大事なのです。
私は、退職日の２週間前を引継ぎ終了の日として設定し、そこから後任者とスケジュールを設定しました。
余裕を持たせて引継ぎを終了させることは、日常業務に左右され、思うように引継ぎが進まなかった場合や引継ぎの中での不明点など後任者が質問や再確認ができる期間を設けたかったからです。
そして、重要な取引先へは後任者も同行させ、引継ぎを行う必要があります。余った時間をこのように利用しました。
最後に・・・
退職・異動の時は、必ず引継ぎがあります。後任者が自分がしていた仕事をできるようにするためのマニュアルや引継ぎ書、業務手順書作りが大切です。
誰が見てもわかる、誰が業務をやってもできる内容が必要です。
「面倒・大変」と思う人が多いと思いますが、最後の仕事を務めあげましょう。